Datenschutzerklärung

Förderkreis der Senioren 10.07.2018 im DSB e. V.

Datenschutz-Grundverordnung - DSGVO


Liebe Förderkreismitglieder,

mit der seit dem 25. Mai 2018 geltenden Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wurde ein neues Europäisches Datenschutzrecht geschaffen, dass das bisher geltende Recht aus dem Jahre 1995 abgelöst hat. Die Verordnung regelt umfassend, wie Unternehmen, Vereine, Verbände und ein großer Teil der Behörden mit persönlichen Daten umgehen dürfen. Sie beschreibt Eure Nutzerrechte und sieht Mechanismen vor, mit denen das Datenschutzrecht wirksam durchgesetzt wird.

Selbstverständlich sind auch Eure Daten von den Veränderungen beim Datenschutz betroffen und so arbeiten wir seit einigen Wochen intensiv an der Umsetzung der DSGVO. Ganz konkret könnt Ihr das auf unserer Internetseite sehen, die nun mit einer umfassenden Datenschutzerklärung und vielen weiteren Informationen ausgestattet ist. Wie auch schon in der Vergangenheit gehen wir verantwortungsvoll mit Euren Daten um und deswegen werden wir die DSGVO konsequent umsetzen. Eure Daten sind bei uns in guten Händen.

Das neue Datenschutzrecht ist sehr komplex und deshalb haben wir für Euch einige wichtige Informationen zusammengefasst. Wenn Ihr noch weitere Fragen zum Datenschutz habt, dann wendet Euch bitte an

Hans-Peter Kluger
Vizepräsident
Hindenburgring 24
38667 Bad Harzburg
Tel.: 05322/ 90 50 167.

Viele Grüße


(Hans-Peter Kluger)
Datenschutzbeauftragter




Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten

Mit diesem Datenschutzhinweis informiert der Förderkreis - im Folgenden Wir oder Uns - Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf Sie beziehen, insbesondere zu Ihrer Person, etwa Name, Kontaktdaten, Geschlecht, Geburtsdatum sowie zu Ihrer Eigenschaft als Förderkreismitglied.

1. Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie seines Vertreters

Förderkreis, vertreten durch:
Peter Jürgens
Präsident
Förderkreis-Vorstand
Schöneberger Straße 11
37085 Göttingen

peter1.juergens@t-online.de


2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Hans-Peter Kluger
Vizepräsident
Förderkreis-Vorstand
Hindenburgring 24
38667 Bad Harzburg

hapeklu@web.de


3. Datenkategorien, Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen, sowie die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung:

a Wir verarbeiten die folgenden Kategorienpersonenbezogenen
Daten:

Daten, die wir im Rahmen der Beitrittserklärung von Ihnen erheben, insbesondere

- zu Ihrer Person, etwa Name, Kontaktdaten, Geschlecht, Geburtsdatum;
- zu Ihrer Förderkreismitgliedschaft
- zu der von Ihnen angegebenen Bankverbindung, insbesondere Name der Bank, IBAN und BIC.

b Wir verarbeiten personenbezogene Daten für die folgenden Zwecke:
Die Daten, die wir im Rahmen der Beitrittserklärung von Ihnen erheben, verarbeiten wir zur Verwaltung Ihrer Mitgliedschaft im Förderkreis,

- um die Kommunikation zwischen dem Förderkreis und seinen Mitgliedern zu ermöglichen, für Informationen zu Aufgaben, Zielen und gemeinsamem Handeln, zur Einberufung von Versammlungen, zur Unterstützung durch Rat und Auskunft,
- zur Durchführung von Wahlen (zum Beispiel zur Prüfung der Wahlberechtigung, zur Unterstützung und Überwachung),
- zur Unterstützung der Arbeit der Funktionäre (zum Beispiel durch Bildungsarbeit und Kontrollen, bei der Bildung von Ausschüssen und Arbeitskreisen).

c Wir stützen die Datenverarbeitung auf die folgenden Rechtsgrundlagen:
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die sich auf Ihre Person beziehen, ist Artikel 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b Datenschutzgrundverordnung (Verordnung EU 2016/679) (DSGVO), der eine Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages gestattet. Die vertraglichen Verpflichtungen werden wesentlich durch die Förderkreis-Satzung in der geltenden Fassung konkretisiert.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist darüber hinaus Artikel 6 Abs.1 UAbs. 1 lit. f DSGVO, der eine Verarbeitung zur Wahrung Unserer berechtigten Interessen zulässt, sofern diese erforderlich ist und Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten nicht überwiegen. Berechtigte Interessen in

diesem Sinne liegen insbesondere vor, soweit Wir die Daten im Rahmen der Wahrnehmung der uns satzungsgemäß zugewiesenen Aufgaben verarbeiten, etwa um Mitglieder zu informieren oder mit ehemaligen Mitgliedern zu kommunizieren. Soweit Sie nähere Informationen zu Unseren berechtigten Interessen oder der Abwägung mit Ihren Interessen erhalten möchten, kontaktieren Sie bitte Unseren Datenschutzbeauftragten (s. Ziffer 2).
Allen in Ziffer 3 b genannten Verarbeitungszwecken liegt zusätzlich die Rechtsgrundlage des Artikel 9 Abs.2 lit. d DSGVO zugrunde, der eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten, aus denen die Förderkreiszugehörigkeit hervorgeht, durch schachliche Vereinigungen grundsätzlich, im Rahmen ihrer rechtmäßigen Tätigkeit, gestattet. Rechtsgrundlage für die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten, einschließlich der Information über die Förderkreismitgliedschaft, an unseren Schatzmeister ist Artikel 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a i.V.m. Artikel 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, der eine Verarbeitung mit Ihrer Einwilligung gestattet.

4. Erforderlichkeit der Datenverarbeitung
Die Zurverfügungstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch satzungsmäßig vorgeschrieben, das heißt, Sie sind nicht verpflichtet, Uns Ihre Daten zur Verfügung zu stellen. Soweit Sie Uns Ihre personenbezogenen Daten, die Wir im Rahmen der Beitrittserklärung von Ihnen abfragen, nicht zur Verfügung stellen, ist die Durchführung Ihrer Mitgliedschaft jedoch nicht möglich.
Die Übermittlung der Informationen an unseren Schatzmeister, die Rückschlüsse auf Ihre Förderkreiszugehörigkeit zulassen, ist für Beitragszahlung durch SEPA-Lastschrift zwingend erforderlich. Soweit Sie eine Übermittlung dieser Information an Unseren Kassierer nicht wünschen, können Sie mit denen für Sie zuständigen Vorstandsmitgliedern eine alternative Zahlungsmöglichkeit vereinbaren.

5. Übermittlung an Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:
Wir teilen unserm Schatzmeister im Rahmen der Erteilung des SEPA-Lastschriftverfahrens die Höhe Ihres Mitgliedsbeitrags sowie Informationen mit, aus denen sich möglicherweise mittelbar auch Ihre Förderkreiszugehörigkeit ableiten lässt.
So gibt es Beauftragungen zur Aktualisierung der Adressbestände, bei Mitgliederwerbeaktionen, bei der Erstellung und Versendung von personalisierten Druckerzeugnissen zur Nutzung eines sicheren externen Datenraums, für Webseitenbetreuung, für Akten-/Datenträgervernichtung, für Mitgliederbefragungen, sowohl online als auch telefonisch, für Einrichtung, Verwaltung und Versand von Mails/Newslettern und für den Einsatz von Externen bei Hotlines. All diese eingesetzten Unternehmen haben ihren Sitz in Deutschland.
Des Weiteren kommen Dritte in Kontakt zu Ihren Daten durch den Einsatz einer cloudbasierten Projektmanagement-Software mit Sitz in Schweden. Auch dieser Software-Nutzung liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag zugrunde.
Hinweis: Wir haben Ihre Email-Adresse gespeichert, um Ihnen unsere Informationen, Newsletter oder Einladungen zu interessanten Themen zuzusenden.
Sollten Sie diese Informationen bzw. den Newsletter künftig nicht mehr erhalten wollen, so können Sie Ihre Zustimmung zum Empfang jederzeit per Mail widerrufen. Auf Anfrage erhalten Sie auch Auskunft darüber, welche personenbezogenen Daten über Sie bei uns gespeichert sind.
Gern senden wir Ihnen auch auf Anfrage per mail über unseren Datenschutzbeauftragten unsere aktuellen Datenschutzbestimmungen sowie weitere Informationen zum Thema Datenschutz zu.

Im Fall von Veranstaltungen, die der Deutsche Schachbund als unsere Dachorganisation durchführt, übermitteln wir Namen, Funktion und Kontaktdaten von Förderkreismitgliedern.

Darüber hinaus ist eine Weitergabe Ihre personenbezogenen Daten an Dritte seitens des Förderkreises ohne Ihre Einwilligung nicht vorgesehen.
Soweit Sie weitere Informationen zu einzelnen Empfängern wünschen, kontaktieren Sie bitte unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Ziffer 2).

6. Dauer der Speicherung/Kriterien für die Festlegung der Dauer:
Die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, richtet sich nach den jeweiligen Verarbeitungszwecken. Es ist nicht möglich, die verschiedenen Speicherfristen in einem vernünftigen Format an dieser Stelle einzeln zu benennen. Die Kriterien zur Ermittelung der jeweiligen Speicherfrist im konkreten Einzelfall sind die folgenden:

- Soweit Wir die Daten lediglich für Zwecke der Durchführung
des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeiten, speichern Wir die Daten für die Dauer Ihrer Mitgliedschaft;
- Soweit Wir die Daten im Zusammenhang mit einem zu
erwartenden Gerichtsverfahren verarbeiten, speichern Wir die Daten bis zum endgültigen Abschluss des Gerichtsverfahrens oder der Verjährung der gegenständlichen Ansprüche nach Maßgabe der einschlägigen zivilrechtlichen Vorschriften; die Speicherdauer beträgt im Falle der regelmäßigen Verjährung im Regelfall drei Jahre;
- Soweit wir die Daten für Zwecke der Buchhaltung benötigen, richtet sich die Speicherfrist nach den gesetzlichen Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen; die Speicherdauer beträgt im Regelfall zwischen sechs und zehn Jahre;
- Daten der Mitglieder, die ausgetreten sind, werden als ausgetreten gekennzeichnet; zur Abwicklung der satzungsgemäßen Ansprüche dieser Mitglieder wird die Zugriffsmöglichkeit noch 24 Monate aufrechterhalten.

7. Rechte der betroffenen Person:
Wenn Sie im Zusammenhang mit Ihren Rechten Fragen haben, können Sie uns gerne kontaktieren. Kontaktdaten finden Sie vorstehend in Ziffer 1. Ihnen stehen beim Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte nach Art. 15 bis 22 DSGVO zu:
- Recht auf Auskunft, d. h. das Recht, von uns eine
Bestätigung darüber zu erhalten, ob personenbezogene Daten über Sie verarbeitet werden, und, falls dies der Fall ist, Auskunft über diese Daten und weiteren Informationen zu erhalten;
- Recht auf Berichtigung von Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die unrichtig sind;
- Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung;
- Recht auf Datenübertragbarkeiten, d. h. das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem bestimmten Format zu erhalten;
- Recht, in bestimmten Fällen aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, oder jederzeit im Falle von Direktwerbung, gegen die Datenverarbeitung Widerspruch einzulegen.

Recht zum Widerruf Ihrer Einwilligung
Sie können eine erteilte Einwilligung in eine Datenverarbeitung jederzeit frei widerrufen. Dies berührt jedoch nicht die Rechtmäßigkeit der Aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung. Soweit Sie die Einwilligung widerrufen oder der weiteren Verarbeitung auf der Grundlage Ihrer Einwilligung wirksam widersprechen, werden wir die Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.
Im Rahmen der Beitrittserklärung ist eine spezifische Einwilligung ausschließlich zur Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an unseren Schatzmeister erforderlich und erteilt (siehe Ziffer 3 c Am Ende und Ziffer 4 Absatz 2).

Die Ausübung Ihrer Rechte kann im Einzelfall aufgrund von gesetzlichen Beschränkungen begrenzt sein, insbesondere im Fall der Erforderlichkeit der Verarbeitung (vgl. Art. 17 Abs. 3 DSGVO), bei Bestehen von Aufbewahrungspflichten bzw. bei unverhältnismäßig hohem Aufwand (vgl. Paragraf 34 Abs. 1 und Abs. 4, Paragraf 35 BDSG) oder im Fall eines zwingenden öffentlichen Interesses (vgl. Paragraf 36 BDSG).
Sollten Sie Fragen zu Ihren Rechten oder deren Einschränkungen haben, wenden Sie sich bitte an Unseren Datenschutzbeauftragten unter den in Ziffer 2 genannten Kontaktdaten.

8. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde:
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt, habt ihr gem. Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedsstaat Ihres Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes. Die Anschrift der zuständigen Aufsichtsbehörde lautet:

Niedersächsische Datenschutzbeauftragte
Barbara Thiel
Prinzenstr. 5
30159 Hannover
Tel.: 0511/120 45 00



Anhang:
Datenschutz im Förderkreis der Senioren im DSB:




Datenschutz im Förderkreis der Senioren im DSB

- Erste Schritte -


Datenschutz im Förderkreis

Anpassungen an die DSGVO

Problematiken und Lösungsansätze

Was ist die DSGVO?

Die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) ist das neue Datenschutzgesetz der EU, das ab 25.05.2018 Gesetzeskraft hat.

Die DSGVO ersetzt die bisher gültigen nationalen Datenschutzgesetze und ist in allen Staaten der EU gültig.
Ergänzungen dazu beinhaltet das BDSG-neu.

Was bringt die DSGVO?

Die DSGVO verlangt deutlich mehr Dokumentationspflichten als sie bisher üblich waren.

Die Bußgelder für die meisten Datenschutzverletzungen sind deutlich höher als bisher, je nach Vergehen bis zu 10.000.000 € oder 20.000.000 €.

Der Rechtsgrundsatz der Verhältnismäßigkeit gilt weiterhin.

Erste wichtige Details

Die DSGVO sieht starl erweiterte Informationspflichten vor (Art. 13 und 14)

Lösungsmöglichkeit:

Nachhoöen der Informationspflicht durch Vereitstellen der Information auf einer allgemein zugänglichen Webseite (§ 32 und 33 BDSG-neu)

Erste wichtige Details

Das Fehlen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30) wird zu einem Bußgeldbestand (Art. 83)

Lösung: Erstellen eiones Verzeichnisses von Verarbeituingstätigkeiten.

Nachholen der Informationspflicht durch Bereitstellen der Information auf einer allgemein zugänglichen Webseite (§ 32 und 33 BDSG-neu)

Erste wichtige Details

Das Fehlen eines Verzeichnisses von Verarbeitstätigkeiten (Art. 30) wird zu einem Bußgeldtatbestand (Art. 83)

Lösung: Erstellen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten.

Nachholen der Informationspflicht durch Bereitstellen der Information auf einer allgemein zugänglichen Webseite (§ 32 und 33 BDSG-neu)

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten - Inhalt


Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen:


Förderkreis der Senioren im DSB


Name und Kontaktdaten des Vertreters des Verantwortlichen


Peter Jürgens (Präsident)


Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten


Hans-Peter Kluger (Vizepräsident)


Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten - Inhalt


Bezeichnung der Verarbeitung


Mitgliederverwaltung
Beitragseinzug
Förderung von Schachspielern
Jahresbrief
Einladung zu Turnieren des Vereins


Zuständigkeit


Präsidiumsmitglieder


Zwecke der Verarbeitung


Identifikation der Mitglieder
Fördermaßnahmen
Einladung zuTurnieren des Vereins


Beschreibung der Kategorien
betroffener Personen


Name. Vorname, Adresse, Geburtsdatum, Landesverband
Bankverbindungfür den Beitragseinzug, e-mail-Adr.


Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten - Inhalt


Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden



Mitgliedern des Präsidiums
jährlich den 2 gewählten Kassenprüfern


Wenn möglich die vorgesehenen Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien


Spätestens 1/2 Jahr nach Austritt aus dem Verein


Wenn möglich eine allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen (Art. 32)


z.B. Verschlüsselung, Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit, Belastbarkeit


Welche Verarbeitungen liegen im Förderkreis vor?


Mitgliederverwaltung


Klaus Gohde


Fördermaßnahmen


Klaus Gohde


Beitragseinzug


Vizepräsident (Schatzmeister)


Jahresbrief an die Mitglieder


Klaus Gohde


Durchführung von Turnieren - Einladungen und Anmeldungen


Klaus Gohde


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